Wat doe je als je aanpak aanslaat en je bedrijf razendsnel groeit? Het klinkt als een droomscenario. Het gebeurde Rina Liefting met haar kinderopvang+ Loofles. Na de start met kleinschalige specialistische begeleiding van kinderen biedt ze inmiddels ook reguliere buitenschoolse opvang en pleegzorg. “De stormachtige groei naar dertien locaties zorgde dat we erg druk waren met bordjes in de lucht houden. Dat was niet vol te houden.” Samen met Business Lapps lukte het Loofles te blijven groeien én toch rust te creëren voor de eigenaren en de organisatie.
Als ervaren zorgprofessional en maatschappelijk werker zag Rina de enorme betrokkenheid van hulpverleners voor ‘hun’ kinderen. Tegelijkertijd had ze ook oog voor de impact van kinderen met gedragsproblemen op ouders.
“Ik had duidelijke ideeën hoe we de zorg en bijbehorende processen beter konden inrichten voor alle betrokkenen. En als ik vind dat iets beter kan, doe ik het ook.”
“De rust creëren om te blijven groeien”
Rina Liefting
directeur bij Loofles Kinderopvang
Kinderen ruimte geven
Loofles is in 2011 opgericht en werkt vanuit het idee dat ieder kind recht heeft om zich te kunnen ontwikkelen. Dat lukt alleen in een veilige en betrouwbare omgeving, en door dichtbij het kind te blijven. Rina vertelt: “In een kleinschalige en veilige omgeving met goed getrainde professionals bieden we kinderen de ruimte hun eigen talenten te ontwikkelen en uit te groeien tot stabiele en gelukkige volwassenen. Dat doen we altijd samen met de ouders. Onze persoonlijke aanpak combineren we met korte communicatielijnen en zelfsturende teams van goed opgeleide en betrokken professionals.”
Pas op de plaats
De aanpak sloeg aan en al snel opende ze nieuwe locaties. Het aanbod gespecialiseerde zorg of BSO+ werd uitgebreid met reguliere BSO en pleegzorg. Ook haar zoon Gerco Liefting, die in de jeugdzorg werkt, ging aan de slag bij Loofles. Eerst nog voor hand- en spandiensten, maar al snel werkte hij meer dan 100 procent. De snelle groei had wel een keerzijde, geeft hij aan: “We waren continu aan het werk en dat was niet houdbaar. Het was tijd om een pas op de plaats te maken. Het aanbod om mee te doen aan de Business Versneller kwam op het juiste moment. De uitspraak ‘niet werken in je bedrijf maar aan je bedrijf’ raakte precies wat er bij Loofles aan de hand was.”
Inzoomen op de organisatie
De Business Versneller bood Rina en Gerco de kans om op vaste momenten uit de hectiek van alledag te stappen en echt even boven de materie te staan. Gerco legt uit: “We konden van een afstand inzoomen op onze organisatie. Hoe zit die in elkaar, wat is onze aanpak en welke doelen streven we na? De conclusie was helder: we doen teveel zelf. De overhead is dan minimaal, maar het maakt de organisatie ook kwetsbaar als een van ons uitvalt. Het was tijd om goed na te denken over waar we heen willen en hoe we dat samen met onze zelfsturende teams kunnen waarmaken. Want het werd in het programma wel duidelijk dat de sleutel voor groei mét meer rust in een gezamenlijk streven en een gedeelde verantwoordelijkheid ligt.”
Tools en structuur bieden
De kernvraag was hoe we ook met zelfsturing kunnen blijven groeien. Op zoek naar het antwoord startte Loofles een intensief begeleidingstraject met Business Lapps. Rina: “We geloven in onze keuze voor zelforganisatie met autonome teams en coachende leiders. Tegelijkertijd moeten we onze medewerkers wel de tools en structuur bieden om mee te denken en te werken. We moeten ze faciliteren, trainen en coachen. Het zijn allemaal hoogopgeleide mensen die prima verantwoordelijkheid kunnen dragen. Met hun kennis en energie willen we ze laten meebouwen aan onze gezamenlijke ontwikkeling.”
Feedback geven
Samen met Patrick Steggerda en Alice Onderstal ging Loofles deze uitdaging aan. De focus van de begeleiding lag bij het creëren van een gezamenlijk visie en het versterken van de cultuur en samenwerking. Die moeten helder en op orde zijn om de zelforganiserende teams optimaal laten werken en samen de cultuur verder vorm te geven. Gerco: “Om dit waar te maken, hebben we samen met Patrick en Alice een projectgroep samengesteld en heidagen georganiseerd. Hier hebben we samen nagedacht en gedeeld hoe we Loofles zien, wat we doen, wat we willen bereiken en vooral ook wat daarvoor nodig is. Vervolgens zijn de visie en ideeën in de organisatie getoetst via dialoogtafels. Tijdens een Kerstcafé zijn de plannen gedeeld met alle medewerkers en konden zij feedback geven.”
Kennis en aandacht
De vertaalslag van de plannen naar de praktijk is goed begeleid door Business Lapps, zowel inhoudelijk als het veranderproces zelf. Rina legt uit: “Zelforganisatie klinkt eenvoudig, maar is in de dagelijkse praktijk best complex. Het is dus zaak dat we onze mensen daar zo goed mogelijk bij ondersteunen. Alleen met kennis en aandacht krijgen we onze mensen mee. En dat bieden we bijvoorbeeld met de DISC-training voor zelforganisatie. We gaan nog een stap verder met onze coaches. Zij houden een vinger aan de pols bij teams en helpen onze visie te bewaken. Op die manier faciliteren we dat onze mensen optimaal functioneren in relatie tot elkaar, de kinderen en ouders.”
Van elkaar leren
Ook op andere vlakken zijn veranderingen in gang gezet, geeft Gerco aan. “Loofles is een enthousiaste en dynamische organisatie. Dat levert veel positieve energie op, maar soms willen we net iets te snel. Daarom is het goed en noodzakelijk dat de interne communicatie goed is. Zo nemen we iedereen mee in de ontwikkeling en bieden ruimte om een bijdrage te leveren. We kunnen ontzettend veel van elkaar kunnen leren. Daarom hebben we clusters opgezet en willen we dashboards gaan inzetten. In een maandoverleg kijken we dan met de clusters wat er goed gaat en waar we samen nog kunnen verbeteren.”
Een stabiele organisatie
Na de Business Versneller hebben Patrick Steggerda en Alice Onderstal van Business Lapps meer rust gecreëerd bij Loofles. Rina: “Patrick helpt de structuur en communicatie te bewaken, terwijl Alice specialist is in zelforganisatie. Samen hebben we de structuur gelegd voor gecontroleerde groei vanuit een stabiele organisatie. Onze visie en ideeën zijn helder. Bovendien hebben we nu een organisatie die onze mensen de aandacht en ondersteuning geeft om de gezamenlijke doelen uit te werken en te bereiken. En het allerbelangrijkste winstpunt is misschien wel dat we zo de rust hebben gecreëerd om de kinderen en hun ouders alle aandacht te geven die ze verdienen. Hoe hard we ook blijven groeien.”